Cargo cheio espinhos e muitas vezes de atritosinternetQuando se é eleito síndico, principalmente quando não se tem experiência anterior no cargo, é muito importante saber por onde começar. O volume de responsabilidades é enorme. Separamos tudo o que deve ser checado por quem acabou de começar na função.
Com a anuência da assembleia, o síndico foi escolhido para cuidar do condomínio no próximo mandato. No momento da assembleia é importante que se saiba quais os documentos básicos do condomínio, e quando recebê-los. Há um prazo, que consta da ata da assembleia, para o início do mandato
1 SOBRE A ÚLTIMA GESTÃO É importante que o novo síndico converse com o anterior sobre a administração do condomínio. Procure seu antecessor para uma conversa Seja pró-ativo e não deixe “para lá” itens que não estavam recebendo a atenção devida, como AVCB vencido ou uma manutenção obrigatória, como a de para-raios Caso perceba irregularidades na gestão anterior, peça esclarecimentos. Caso não haja explicação plausível, pode-se levar para a assembleia a necessidade de uma auditoria nas contas Envie uma carta de apresentação para os moradores, contando como deseja fazer a sua gestão
2 ASSUNTOS ADMINISTRATIVOS A parte de documentação de um condomínio é enorme, e grande parte dos síndicos opta por contratar os serviços de uma administradora para ajudar com isso, entre outros aspectos da gestão. Veja os documentos que não podem faltar: Cartão de CNPJ; Folhas de ponto de funcionários; Livro de Inspeção do Trabalho; Escritura de Convenção; Regulamento Interno; Livros de Atas de assembleia; Pastas de Prestações de Contas; Planilhas de Orçamentos; Plantas do Condomínio; Certificados Operacionais e Ocupacionais (PPRA, PCMSO, PDSA-Proteção de surtos atmosféricos, Higienização de Reservatórios de Água, Desobstrução e limpeza de Caixas de Gordura, Desinsetização); Comprovantes de pagamentos efetuados (notas fiscais); Lista de moradores atualizada; Todos os contratos de prestação de serviço; RIA - Relatório de Inspeção Anual dos Elevadores (São Paulo); AVCB; Habite-se anterior; Brigada de incêndio; Análise de água; Plantas do condomínio; Certificados de dedetização, limpeza de caixas d’água e outros serviços realizados;
3 COM A ADMINISTRADORA Um bom relacionamento com essa empresa é fundamental. Você deve sentir segurança de que a empresa está fazendo um ótimo trabalho para o condomínio. Faça uma visita e conheça quem são os responsáveis pelo atendimento do seu condomínio Ações judiciais pelas quais o condomínio esteja passando Checar se o seguro do condomínio está em dia – e se estiver, quando vence Revisão dos contratos do condomínio: conhecer os prestadores de serviço e o tipo de serviço que estão executando, assim como seus preços, é valioso para a sua gestão Checar se o condomínio está em dia com o INSS, FGTS, e tributos municipais e federais
4 ANÁLISE FINANCEIRA DO CONDOMÍNIO O dinheiro do condomínio deve ser tratado com a maior responsabilidade e cuidado possível, afinal, é um dinheiro de todos! É fundamental que o síndico recém-eleito se aprofunde nessa análise, para entender o momento atual do condomínio Estudar os doze últimos meses do condomínio, pela pasta de prestação de contas. Foque, especialmente, nos três últimos balancetes, dessa forma é possível entender melhor a saúde financeira do condomínio e seu perfil de gastos Comparar a previsão orçamentária com o que foi realmente gasto ajuda a perceber se há dinheiro faltando (ou sobrando) e onde – e como fazer para melhorar o equilíbrio das contas Conhecer bem a inadimplência do condomínio – e tomar medidas para erradica-la. Saber se o problema é a impontualidade de alguns condôminos ou a inadimplência crônica de outros ajuda a saber quais medidas tomar para melhorar a saúde financeira do condomínio Informar-se sobre possíveis investimentos do condomínio: saber quanto estão rendendo, quais as garantias oferecidas, etc. Estar a par dos acordos feitos com os inadimplentes e se certificar que os mesmos estão sendo cumpridos. Também vale saber se esses valores estão sendo lançados corretamente nos balancetes do condomínio
5 CUIDADOS COM A INFRAESTRUTURA DO CONDOMÍNIO Cuidar das áreas comuns do condomínio e sua estrutura é de suma importância. É um dos pontos que mais pode trazer segurança à sua gestão, uma vez que uma das obrigações legais do síndico é, justamente, zelar pelas áreas comuns. Veja alguns cuidados que não podem faltar: AVCB em dia: o Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros